COVID-19 的后果暴露了许多组织令人不安的事实：他们在数字化转型之旅中并没有他们想象的那么远。
因此，与疫情前相比，决策者在疫情后对数字化转型工作更加挑剔。
根据Forrester Consulting 的调查，只有 48% 的企业级领导者在大流行后将其数字化转型评为“非常”或“非常”成功，比上一年下降了 10 个百分点。
与其认为这是失败，不如将其视为优先考虑数字化转型的催化剂。
数字化转型是用支持云的现代数字流程取代手动、基于纸张和异步的业务流程。
当数字化转型业务流程的想法首次进入现场时，该术语本质上是”走向无纸化."
然而，如今，许多组织已经远远超出了将纸质文档转换为电子文档的范围，但他们的数字化转型之旅远未结束。
现代劳动力的人员和流程越来越多地提高效率，通常是通过数字化转型工作。这些日常工作的增强功能随着技术创新和开放通道而发展，从组织发展到为客户和员工提供更好的体验。
数字化转型始于：
引进以下技术自动化业务流程中的各个步骤（例如，以数字方式处理入学表格）;或
从头到尾实现整个流程范围的自动化。
一旦这些技术在整个企业中扩展到一个重要的水平，组织就可以实现诸如节省时间和金钱、合规性和安全性改进以及客户和员工体验进步等好处。
由于技术不断发展，数字化转型之旅从未真正完成。总会有渐进式的改进，新的解决方案需要尝试，颠覆性的挑战需要克服。
不同的组织在努力采用和实施满足自己独特需求的技术时，会遵循不同的数字化转型之旅。这些增强功能将扩展其信息管理生态系统并改进其操作流程。
数字化转型依赖于支持它的技术，但它不仅仅由技术组成。真正的数字化转型包括组织内的四个主要领域：工具、流程、人员和产品。
以新解决方案和先进技术实施形式更新的工具应用于旧流程，并且能够比纸质和/或手动更快、更准确地完成它们。在某些情况下，该技术使某些流程变得多余和不必要。
整个业务流程可以通过数字化转型战略实现自动化。虽然这些更改可以提高工作流程的效率，但它们有时也会影响人们在组织内所做的工作。组织需要考虑其数字化转型将如何改变其运营、组织结构和预算分配的各个方面。
尽管某些工作的某些方面可能会成为数字化的牺牲品，但世界经济论坛在其未来就业报告（2023 年） 组织不希望技术取代工作。在28种技术采用中，只有两种被确定为工作取代者：人形和非人形机器人（例如无人机）。
接受调查的大量组织预测技术将创造就业机会，净创造就业机会的影响为：
58%，大数据分析
43%，加密和网络安全
41%，数字平台和应用程序
34%，云计算
25%，人工智能
领导层可以通过了解和沟通员工的时间将如何重新分配以及他们的贡献将为组织带来哪些新价值，让员工为数字化转型将给工作场所带来的变化做好准备。
如果组织不利用他们新获得的时间和人力资本来改善他们为员工、合作伙伴和客户提供的产品、服务和体验，那么数字化转型的好处就毫无意义。数字化转型的目的是为人类提供执行独特人类任务的自由，例如创造性地解决问题，开发与他们所服务的人联系的新方式，以及将创新的新产品推向市场。
数字化转型非常重要，因为它使组织能够敏捷地在创新和不确定的环境中加速、调整和发展。
速度和敏捷性，以最小的中断快速适应行业和技术变化。
增强的合规性和安全性，这要归功于自动保留和调节工具。
由于员工可以自由地从事有价值和有意义的工作，因此员工体验得到了改善。
效率，包括消除许多工艺瓶颈自动化工作流程.
利用从最新信息中获得的见解，更快、更明智地做出决策。
可及性，因为用户（内部和外部）可以通过连接的设备从任何地方使用数字流程。
通过专注于用户需求和体验的优化工具和可访问平台来改善客户体验。
集中数据包括客户信息、市场情报和数字化内容。
透明度和协作随着信息孤岛在整个企业中被拆除。
通过提高生产力、更好的业务决策和客户赞赏来增加利润。
诺瑞电医疗保健解决方案，一家医疗保健管理公司，也是强大的数字化转型战略的早期采用者，在大流行来袭时，他们能够几乎无缝地转移到完全远程的工作环境中。在短短三天内，它关闭了面对面的业务。
Noridian通过实施Hyland的基地2002年的平台。早期摆脱手动和纸质流程（以及持续发展）使其能够快速有效地应对 COVID-19 所需的变化。
“与美国的其他人一样，我们在 2020 年 3 月面临着向完全远程劳动力过渡的现实，”他说。托德·克奈恩，Noridian Healthcare Solutions的高级副总裁兼首席信息官。“由于我们在过去几年的数字化转型努力，大约 48% 的员工已经在远程工作。”
得益于公司现有的在线数字工作环境，Noridian 能够在短短三天内将其剩余的 900 名员工转变为在家工作。
Knain 将他的组织的成功归功于 Noridian OnBase 解决方案的三个关键组成部分：
能够跟踪和重新分配工作：Noridian 知道其员工不是一个人在家;该公司认识到许多员工的家人也被送回家。这造成了一种独特的情况，许多员工既是全职看护人，又是全职员工。Noridian的OnBase解决方案允许他们随着员工情况的变化即时调整工作分配;这使关键工作得以进行。
运行报告和监控工作负载平衡的工具：OnBase 还为 Noridian 提供了监控工作流程和员工工作量所需的工具，一目了然。这使Noridian能够领先于任何潜在的障碍。这些工具与许多在家工作的家庭所需的业务敏捷性直接相关。
对工作流程的即时远程访问：安全、在线访问关键工作流工作流是顺利过渡到远程劳动力的重要组成部分。OnBase 为 Noridian 提供了对所有前端邮件和电子提交的访问，使员工能够从头到尾完整、安全地访问流程。当需要向医疗保健提供者提供数十亿美元的预付款以使他们能够在大流行期间维持生计时，这一点变得尤为重要。使用OnBase，Noridian在短短两周内就完成了这项工作。
诺瑞电对数字化转型的承诺为该组织带来了出色的成果。它还使他们的领导层能够弄清楚在大流行之后哪些方法有效以及如何应对新挑战。
根据Knain的说法，Noridian为数字化转型最佳实践以及如何为远程员工提供支持制定了蓝图。
框架：
越早致力于新技术越好。
尽早获得用户支持。
与您的技术团队一起承诺定期进行流程审查。
将用户体验放在首位。
从构建时从小处着手，并利用渐进式改进。
专注于员工敬业度，以避免工作中断。
当有一种整体方法来标准化整个组织中管理和内容的管理、使用和共享方式时，数字化转型计划就会成功。
这意味着，如果没有基于结果的战略的支持，即使是最具变革性的技术也无法推动。
“仅仅因为你正在实施人工智能或RPA并不意味着你正在进行数字化转型，”Hyland全球服务高级副总裁Valt Vesikallio说。“这只是另一个IT项目。
确定组织需要解决的主要业务问题.也许您的客户经常报告与您的产品或服务的某个特定方面的摩擦。
根据业务问题定义明确的价值主张。仅仅想要“让这方面对客户更好”是不够的。弄清楚如何，需要做得更好，以及成功会是什么样子。
确定哪些当前进程导致该问题长期存在。这些可能是您需要在新的变革性技术的支持下拆除和重建的过程。
创建用例识别和项目执行计划。这很可能涉及一个跨部门的小组，包括领导层、IT 部门和适当的知识工作者。
为内部和外部利益相关者制定变更管理计划。确保提前向受影响的客户传达任何适用的更改，并通过传达计划背后的价值来避免“冻结中间”综合症（来自中层管理人员的阻力）。
提前考虑如何将数字化转型计划扩展到试点模式之外。利用此计划成功获得的动力，在整个企业中推动其他数字化转型计划。
数字化转型通常是由实现系统和流程现代化、改善员工和客户体验以及增加创新自由的愿望驱动的。
有效的数字化转型取决于以下先进（并且仍在推进）技术的独特定制组合：
控制传入的信息，无论信息位于何处或采用何种格式。捕获内容就在源头，并将其及其包含的数据组织到一个系统中，只需最少的人机交互。
管理内容以及整个组织的数字资产。通过保持所需信息的井井有条且可访问性，简化用户与所需信息的交互方式，以便他们可以专注于完成工作，而不是管理文件夹和文件。
随时随地提供对员工所需信息的安全、可扩展的访问。当 IT 领导者接受调查时，了解基于云的企业解决方案，他们列举了与数字化转型优势直接相关的好处，包括灾难恢复、数据可用性、成本节约、事件响应、安全专业知识、地理支付和专家访问。
让您的业务流程更好，而不仅仅是更快，通过智能过程自动化.像这样的技术智能文档处理,机器人流程自动化和超自动化优化您的结构化流程，同时为合适的人员提供有意义的例外情况。
人工智能使用支持技术，例如机器学习以及智能数据分析，可大幅提高组织生产力、发现隐藏的见解并为您的业务战略提供信息。
通过采用强大的客户沟通工具来改善客户体验。
通过简单、安全、易用的信息共享方式，在不牺牲控制的情况下实现共享和协作。
通过智能有效地管理客户关系、文档和流程案例管理工具。全面了解案例中所有相关的相关信息，同时确保连续性、提高工作效率并优化协作。
管理日期关系、文档和流程的单一平台可以支持实际操作中涉及的动态且通常不可预测的流程。
在需要时快速找到所需的确切信息，即使在组织中的大量内容中也是如此。功能强大且直观企业搜索功能允许您无缝、即时地访问跨系统结果。
从内容生命周期的开始到结束，自动执行文档和记录的安全保留和销毁。通过智能、自动化和联合信息治理.
数字化转型在优先考虑现代化的组织中蓬勃发展，错误被视为增长的催化剂，并且业务自上而下。
“当我看到数字化转型进展顺利时，高管们已经深入参与其中，”Vesikallio说。“它们为业务案例提供了清晰度，消除了障碍，并在变革管理中发挥了关键作用。因为成功的数字化转型只涉及转型，传统上适应速度较慢的组织和行业可能比那些历来优先考虑创新和客户体验的组织和行业面临更大的障碍。
以下是需要注意的三个常见数字化转型挑战：
在没有业务战略或没有大局驱动因素的情况下进行数字化转型是失败的秘诀。通过在整个规划和实施过程中提出棘手的问题来解决这个问题，例如：
我们为什么要经历这种转变？
这种转型将如何改变业务？
就改变工作角色而言，这种转变能有多大范围？
就不断变化的流程而言，这种变化将有多广泛？
成功的数字化转型从小处着手。
试图一次改变一切可能是混乱的，破坏性大于帮助。
尝试从一个应该快速轻松地显示投资回报率的过程开始。示例包括：
实施智能捕获解决方案在纸质招生的部门
在业务关键型流程中自动执行无意识、耗时的步骤
为远程工作人员引入基于云的文档共享
最初的成功和切实的投资回报率可以使整个愿景更容易销售给利益相关者。
“人”通常成为成功实施数字化转型计划的主要障碍。成功克服这一挑战的组织表示，解决这一挑战的关键是让所有相关参与者都支持转型战略。
当您已经在数字化转型之旅中度过了很长时间，但仍然觉得自己还有很长的路要走，您如何衡量自己的进展？
查看您的组织如何与其信息交互。以下是需要注意的三件事：
当您完全转变后，内容将开始在整个企业中驱动自己。一旦被捕获到中央存储库中，它将找到适当的人员，无论他们身在何处，特定的业务标准都会自动推动它完成其旅程。
在此阶段，任何可预测的查询都应由技术回答。这包括诸如“此文档应由谁审批？”或“我们的系统中是否已有相关文档？”之类的问题。
数字化转型之旅的一个里程碑是，当某些事情发生变化时，系统向适当的员工或受众发送通知，例如有人提交表单。此外，当有人需要审查或处理一段内容时，该内容应该通过通知提供给该用户 - 为他们提供完成手头任务所需的一切，包括所有相关内容。
数字信息，即存储在计算机而不是文件柜中的信息，不等于数字化转型。
考虑一份旧的手写合同，该合同经过扫描、正确标记并作为 PDF 与同年的其他合同一起存储在数字文件夹中。您可以在计算机或其他设备上阅读它，但如果不下载 PDF 并通过电子邮件发送给他们，则无法提取文本、使用它来查找相关合同或与同事共享。合同以数字方式提供，是的，但仅此而已。
数字化转型过程的一个标志是跨格式和不同上下文的信息的可访问性和可用性。您用于促进数字化转型的解决方案应围绕内容设置上下文，并利用工具使该内容在存储库中的存储之外有用。